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Excel・Word・PDFのお話

2024年9月27日更新

今月は、転職活動では必要不可欠!Excel・Word・PDFのお話 です。

さすがに存在を知らない方はいないと思いますが、簡単に説明するとこんなものです。



■Excel

Microsoft社が開発したスプレッドシートソフトウェアで、データの整理、分析、グラフ化などに広く使われています。
Excelでは、行と列からなるセルの集合を使用して、数値データやテキストを入力し、それらに対して計算式や関数を適用することができます。
また、ピボットテーブルやマクロのような高度な機能も備えています。

■Word

WordはMicrosoft社が提供するワードプロセッシングソフトウェアで、文書の作成、編集、フォーマットに利用されます。
テキストの書式設定、画像や表の挿入、ページレイアウトの調整などが簡単に行えます。
また、共同作業やコメント機能を使って複数人での文書編集も可能です。

■PDF

PDFは「Portable Document Format」の略で、Adobe Systemsにより開発されたファイル形式です。
PDFファイルは、ドキュメントのレイアウトを保持したまま、さまざまなデバイスやプラットフォームで一貫して表示できるのが特徴です。
文書の配布や印刷に適しており、一般的に編集は難しいですが、特別なソフトウェアを用いることで編集も可能です。
※無料ソフトでは印刷・注釈追加・署名機能・PDFの作成までしかできません



令和の今、履歴書・職務経歴書はデジタルで作成するのがあたりまえで、ビジネスにおいても上記の3つはなくてはならない存在です。

いずれもスマートフォンでも利用可能ですが、デスクトップ版(PC版)に比べて機能が制限されているため、PCを購入するか、借りるか、エージェントを頼るか、弊社で用意している自動作成メーカーやマイページを利用するのが理想です。

それぞれの向き不向きも知っておきましょう。



◎Excelに向いていること

  • データの整理と分析
  • 計算と関数
  • グラフ作成
  • データのシミュレーション

×Excelに向いていないこと

  • 大規模データの処理
  • 共同作業の制限
  • 自動化の限界

◎Wordに向いていること

  • 文書作成とフォーマット
  • レポートや論文の作成
  • テンプレートの利用
  • 共同編集とレビュー
  • 図や表の挿入

×Wordに向いていないこと

  • 高度なレイアウト調整やデザイン
  • 大型データの管理

◎PDFに向いていること

  • 文書の配布と共有
  • レイアウトの保持
  • プラットフォームの独立性

×PDFに向いていないこと

  • 編集が困難 ※内容の修正や変更には専用のPDF編集ソフトが必要
  • 大規模なデータ処理
  • ファイルサイズの制御


これを見ると、履歴書と職務経歴書の作成にはWordが向いていると言えます。

しかしExcelを使いこなせる人であれば、Excelでも大きな問題はありません。

むしろ自由度はExcelのほうが高いため、使いこなせばWord利用以上の書類が作成できます。

よく、履歴書と職務経歴書をPDFで提出してくる方がいますが添削依頼や確認依頼を出すシーンでは不適切です。
「PDFに向いていないこと」にもある通り、編集が困難なためです。

エージェントに添削依頼や確認依頼を出す際は、エージェントがスピーディーに編集対応ができるExcel・Wordなど編集可能なデータ形式で出しましょう。

逆に他者に編集されてはいけない、編集の必要がない場面ではPDFが最適です。

具体的には応募先にデータを送る際です。

弊社でも応募先に履歴書と職務経歴書を送る際は、必ずPDF化しています。

Excel・Word・PDFを正しく使いこなし、転職活動を円滑に行っていきましょう!

以上、ご不明点がございましたら担当のキャリアコンサルタントまでいつでも遠慮なくお問い合わせください。

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このブログを書いたM.A.

プロフィール

臨床検査技師の国家資格を取得後、治験コーディネーター(CRC)として2年間勤務し、臨床検査技師JOB専任コンサルタントへ。
医療機関以外にも、治験関連施設など企業系の転職支援も行う。

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